Podem os condôminos serem representados por procurador nas assembleias.

O presidente da reunião deverá verificar o preenchimento dos requisitos legais da procuração, mencionados no § 1º do art. 654 do Código Civil: “(…) lugar onde foi passado, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da outorga com a designação e a extensão dos poderes conferidos”.

Desnecessário que se faça o reconhecimento da assinatura, a menos que o edital de convocação ou a convenção exijam, na forma do §2º do artigo 654 do Código Civil: “O terceiro com quem o mandatário tratar poderá exigir que a procuração traga a firma reconhecida”.

Por cautela, deve o presidente da assembleia arquivar, juntamente com a ata, as procurações apresentadas (cópia ou original) para que possam servir de prova numa eventual lide sobre a validade do instrumento de mandato.

A lei brasileira é omissa a respeito do problema decorrente da outorga ilimitada de mandatos para representação de condôminos na assembleia geral. Portanto, vigora no Brasil a regra da livre representação, já que a lei não estabelece restrições a esse direito.

Contudo, pode a convenção de condomínio impor limites à representação, sendo usual o número de três procurações por representante, admitida também a proibição de ser constituído procurador o síndico.

Outra medida salutar é a proibição de ser constituído procurador membro do Conselho Consultivo, bem como seus parentes próximos. Igualmente deve ser vetada pela convenção a outorga da procuração a empregado do condomínio, pois, como subordinado de todos os coproprietários, sua presença representando um condômino quebra o princípio de hierarquia, que o impede de deliberar contra seu empregador (condomínio) em caso de conflito com seu mandante, assim como qualquer matéria referente às relações com os empregados submetida à Assembleia. Inúmeras hipóteses idênticas podem ocorrer, mas apenas estas já são suficientes para realçar a inconveniência de se outorgar procuração a empregado do edifício para representar o mandante na Assembleia Geral.

Caso o imóvel tenha mais de um proprietário, qualquer destes poderá comparecer representando a unidade, sem a necessidade de procuração do outro.

Tendo falecido o proprietário, a representação é feita pelo inventariante (que deverá apresentar o termo de inventariança assinado pelo juiz). Até que seja firmado o compromisso de inventariança, diz o art. 1.797 do Código Civil, que: (…) a administração da herança caberá, sucessivamente: I – ao cônjuge ou companheiro, se com o outro convivia ao tempo da abertura da sucessão; II – ao herdeiro que estiver na posse e administração dos bens, e, se houver mais de um nessas condições, ao mais velho; III – ao testamenteiro; IV – a pessoa de confiança do juiz, na falta ou escusa das indicadas nos incisos antecedentes, ou quando tiverem de ser afastadas por motivo grave levado ao conhecimento do juiz.

Pertencendo o imóvel a uma pessoa jurídica, o representante será a pessoa nomeada no contrato social.

A obrigação de provar sua condição de representante é da pessoa que comparece à assembleia; ao presidente cumpre conferir a legalidade da representação.

Na dúvida sobre a legalidade da procuração, recomenda-se aprova-la para evitar futuras demandas indenizatórias, eis que a boa-fé é presumida em nosso ordenamento jurídico. Se mais tarde descobrirem que era falsa, pode-se anular a assembleia ou a deliberação em que a procuração foi utilizada, desde que o voto importe em alteração da decisão assemblear, sem prejuízo de configuração de crime.

A procuração cessa de acordo com as regras previstas no artigo 682 do Código Civil: revogação ou renúncia, morte ou interdição de uma das partes, mudança de estado que inabilite o mandante a conferir os poderes ou o mandatário para exercê-los, término do prazo (se outorgada com prazo determinado) ou conclusão do negócio (se outorgada para única ou determinadas assembleias).